De milieukundig begeleider legt tijdens de sanering alles vast: de ontgravingsvakken, de waarnemingen in putbodem en wanden, de controlemonsters, de bemaling, de afgevoerde tonnages en de aanvulgrond. Daarna begint het overnemen: per controlemonster de locatie, de diepte, de uitslag en de toetsing aan de terugsaneerwaarde, en voor afvoer en aanvulling de weegbonnen en het bewijsmiddel. Dat werk is nauwkeurig maar herhalend, en het ligt vaak bij dezelfde mensen die de volgende sanering begeleiden.
Een ontbrekend bewijsmiddel voor de aanvulgrond, een wandmonster boven de terugsaneerwaarde zonder vervolgmonster of een aannemer die niet in het verslag staat, komt meestal pas bij het nalezen boven. Dan moet het dossier opnieuw open.